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东方科学仪器进出口集团公司（前身为东方科学仪器进出口公司，简称东方公司）为中国科学院的专业外贸公司，成立于一九八0年三月二十七日。十九年来，公司经营总额超过12亿美元，最近几年每年的进出口额都超过1亿美元，在中国最大的五百家外贸企业排名榜上居于中间位置。公司现在拥有12个对外贸易和技术开发型的子公司和14个隶属于它们的独资、联营以及中外合资公司，在美国、泰国及香港建立了独资或中外合资公司。
ERP实施背景
为了能够迅速与国际管理水平接轨，东方科学仪器进出口集团公司（简称东方科仪）全面启用南北公司浏览器版本的ERP管理系统,来构建现代化的管理体系，实现集团资源共享。这次实施的ERP管理系统包括财务软件集成系统、进出口业务管理系统、储运单证管理系统、经理办公室/综合分析管理系统、招投标管理系统、系统管理、电子影像管理系统、资金管理系统等模块。作为中国科学院具有21年历史的专业外贸公司，在选择软件厂商时，东方科仪做了大量细致、慎重的调研工作，比较了很多管理软件产品，最后从价格性能比和售后服务考虑，选择了南北的ERP产品。
一、公司业务系统详细需求描述
东方科仪业务系统需求主要包括业务流程及系统维护两部分，业务流程部分的主要功能为实现对整个进出口业务的信息采集、流程控制；系统维护部分主要包括预警、审批、公告等辅助功能以及业务关系、界面、打印格式定义等数据维护功能。
一、系统维护功能
系统提供强大的用户自行进行数据维护的功能，可由用户的系统管理员来定义如表字段、界面、打印格式等等。同时系统还需提供相应的辅助功能，以实现业务关键点如签约、付款的受控；以及工作成果的及时继承，如付款审批被批准则申请人会在第一时间得到通知。
1、数据指标维护
系统中各数据表的字段可以由系统管理员自行增加、删除，以适应用户业务需求的不断变化；对于所维护的字段可以定义其类型、长度等属性。
2、界面自定义
系统中登录界面可由系统管理员自定义，系统管理员可以对字段在界面是否显示、显示的位置、高度、宽度等指标进行定义，系统管理员还可以对各字段之间运算关系定义相应的公式。
3、查询报表自定义
系统中查询报表可由系统管理员根据需要自定义，系统提供数据源表，系统管理员可以从源表中选择所需表、所需字段，并可以对各字段间运算关系以及查询条件进行定义。
4、打印格式自定义
录入窗口及查询窗口的打印格式可由用户自定义，同时针对一个录入或查询窗口可以定义多个打印模板，打印格式需要有导成word文档的功能。
5、预警定义
系统提供预警定义功能，可通过采集系统中的某些事件，向相关人员提供预警提示，如：
-> 进口外贸合同应有明确交货日期，L/C付款和T/T预付款的合同，在交货日期前一个月系统给经办人和业务员发预警信息；D/P付款和T/T付款的合同在输入报关信息后即给经办人和业务员发预警信息；其他特殊情况需要人工干预处理。
-> 合同在执行过程中如果对外付款超合同预算或超预收款金额时系统发预警信息。
-> 领取支票时如支票金额大于预付款余额时，提交申请后系统发告警信息；输入报关费用后，系统向业务员发费用审核提示信息；费用大于预付款，系统发预警提示信息。系统实时自动查询所有未到货合同的交货时间，在小于交货时间10天时系统发预警提示信息，提示合同经办人做到货准备。
6、审批控制
系统提供业务流程中的控制点，用户可以定义审批流程，可针对各个审批控制点，进行不同条件的定义，定义审批类型、金额范围以及审批人员等。针对项目可以定义审批，也可以不定义审批流程。
针对某一存在审批控制点的录入窗口，新建并保存后为"准备"状态，准备状态可以修改窗口中的项目；提交审批为"申请"状态，此时不能对窗口进行修改；审批通过?quot;执行"状态，此时再需修改仍要提请审批；审批未通过则为"准备"状态，此时可对窗口进行修改；该任务完成可提请终结，审批通过则为"终结"状态，标志着此项任务已完成。
7、公告
系统提供自动公告及人工公告两种方式，自动公告为提请审批、审批通过或未通过时系统自动发送提示信息；人工公告为用户可以在公告栏写入公告，并指定发送给相关人员。
二、进口业务流程详细需求描述
1、建立项目
-> 项目的含义：目前公司合同多为小数额，故可将项目作为一个文件夹使用，但公司业务在发展，当业务发展壮大后，项目便可以赋予其最初的意义，即根据实际业务确立一个项目，项目项下可对应多个合同。
-> 内容：项目号、贸易方式、客户信息、创建日期、币种、金额等。
-> 状态：项目分"准备、申请、执行、终结"等状态。
2、合作协议
当存在与合作方共同进行进口代理，则可在系统中制作合作协议。
-> 内容：协议号、合作方信息、签订日期、币种、金额等。
-> 审批：针对项目可以定义审批，也可以不定义审批流程。
-> 状态：准备、申请、执行、终结。
3、新客户管理
当需要与新的客户（包括供应商、合作客户等）建立业务往来时，业务部提出客户申请，并且录入客户基本信息，包括用户正确名称、地址、电话、联系人、邮政编码、开户行、银行帐号、注册资金等。
系统管理员收到业务部申请后，将新客户信息录入系统，公司财务部和企划部对客户资信情况进行调查后定义信用等级，提供给系统管理员，加入客户资料信息中。
系统管理员进行客户代码分配，分配后此客户便归属提出申请的项目组（部门或个人）。没有分配代码的客户在制作单据时无法调用，与客户相关的打印文件不能打印输出。
4、新商品管理
同客户管理，业务部提出商品申请，并提供商品基本信息，商品编码、名称、单价、单位等，由系统管理员进行商品码分配，未分配商品码的商品不能在单据中使用。
5、进口代理合同
根据与用户洽谈的结果，在系统中制作《代理进口合同》（即代理协议）。
-> 内容：合同号、签订及创建日期、客户基本信息、各种费用收取方式及相应值或率、商品信息（可不填），业务员输入协议信息后保存或申请审批。（合同中加入"所属项目"，该项目作为数据字典使用，并可作为统计的依据）。
-> 审批：针对代理合同可以定义审批，也可以不定义审批流程。
-> 状态：准备、申请、执行、终结。
6、进口外贸合同、合同预算
打印控制中进口合同的打印文件可以导出到WORD文档，导出文件应该直接是WORD文档；打印外贸合同时要根据合同的不同条款生成不同的合同文本。
在与外商询价、报价等洽谈结果的基础上，进行合同预算编制。系统中进口合同附《合同预算表》、《代理进口合同》可对合同货款、各种费用等进行预算。
进口合同号依编码规则编号，系统提供进口合同标准条款范本供调用。
-> 内容：签订日期、客户及供应商基本信息、价格条款、运输方式、付款方式、币种及原币金额、起运港及目的港、其它条款等，其中的交货期必须是具体的日期，同时加入解释性字段，打印时打印解释性字段内容而不打印具体日期，此日期只作为预警的条件。
-> 审批：外贸合同及预算、代理合同的信息采集没有先后顺序，可将所有信息在同一窗口记录，审批定义在进口合同处一起审批。审批条件如下：
-> 审批权限：
业务员小于10万美元
项目经理小于20万美元
总经理与副总经理小于40万美元
主管进口副总裁大于等于40万美元
-> 审批控制：业务员执行"申请"操作，合同由"准备"状态变为"申请"或"执行"
状态，具体如下：
由"准备"状态改变为"执行"状态：
进口合同成交金额在各自权限范围内，进口手续费大于等于1%或最低收费大于等于RMB400，银行费为3‰，不需要公司提供授信额度，不需要公司垫款，不是远期信用证时系统自动审核通过并改变合同记录状态?quot;执行"。
由"准备"状态改变为"申请"状态：
当上述条件其中一个不满足时系统根据审批授权自动转到相应的审批人，并改变状态为"申请"。
由"申请"状态改变为"执行" 或"准备"状态：
这是由审批人通过"审批"确认来完成，如果审批通过则合同状态改变为"执行"；如果审批未通过则合同状态改变为"准备"。
审批人可在审批时通过快捷方式打开所审批的合同明细，查看合同条款。合同提交及审批后系统会发相应提示信息。
-> 打印控制：
当合同状态为"准备"或"申请"时不能打印代理进口合同、中英文外贸合同。进口合同的打印需具备导到word文档中的功能，且针对一个进口合同有与某word文档进行关联的功能。
7、进口询价
业务员可将对外询价结果在系统中记录，登录询价单，录入询价业务内容及对方报价情况等信息，询价单不需要审批，录入后即可打印输出进口询价单。
8、办理进口批件
凡是机电产品需要办理批件：机电产品进口登记表、进口配额证明、机电产品进口证明、进口许可证。
批件交业务员后由业务员在系统中确定进口合同与批件关联关系，记录批件名称、登记表号、提交申请表时间和完成时间及办理人员，批件的登记表号唯一，允许一个批件做多个合同，允许一个合同有多个批件。
理论上批件应在外贸合同签订前输，但由于实际业务操作等因素，系统中批件的办理与合同不加先后的控制。
9、合同移交执行
合同的移交为合同签订者与执行者的交接过程，合同移交执行时，交接双方除在系统外的文本交接外，商务部合同经办人需在系统中签收需要执行的合同。
移交控制：合同状态为"执行"，如果是机电产品或软件合同必须有批件与合同的关联关系，满足条件，可进行移交；如果上述条件有一个没有满足则不能完成移交。
10、到单审单
合同为L/C时，银行议付单据由财务人员进行到单登记，记录单据详细信息，业务员根据信用证条款等信息对单据进行审单，确认是否承付。
11、实际到货
当货物实际到达时，合同执行人员在系统中记录到货情况：到货日期、货物明细、商检情况及是否转运等等；
12、信用证管理
-> 信用证开证：
当进口合同需要开信用证时，合同执行人员到财务申请信用证号，根据合同条款填制《信用证申请》（相当于审签单），录入信用证条款等信息，提交并保存后系统根据审批权限的定义转审批。
审批未通过的申请书，业务员、经办人可以修改。审批通过，打印《信用证申请书》，财务到银行开证后登记信用证信息页（现系统开证申请页），输入开证日期及汇率（只显示），免保及提保额等信息，系统中设定各行信用证申请书的标准打印模板。
-> 信用证的承付：
财务收到银行承付通知后在公告栏发信息，由业务员（或商务人员）记录到单情况并审单承付，同意承付则财务部做付汇登记。
13、付款管理
-> 付款申请：
当需要支付货款或各种费用时，合同经办人根据合同执行情况和付款条款，在系统中提交付款申请，付款申请可分为付人民币费用、付外币费用、付外币货款三种类型，业务员登录货款或各种费用明细，费用又分为不同的费用类型，各费用类型对应财务的相应科目号，在制作付款申请时可一次录入多种费用类型的费用额，（现系统一条申请记录只对应一种费用类型），付款申请录入后审请审批；
制作付款申请时，界面中显示该合同的预收款余额，当此次提交申请后余额为正数时，不需业务员审批，由商务部总经理审批后到财务部；当此次提交申请后余额为负数时，提交后转业务员审批和业务部经理审批。
-> 财务付款：
付款申请经审批通过后，财务部执行付款，并生成相应的凭证；
当付款申请类型为付外币时，业务员录入进口核销单信息，系统中需打印T/T付汇申请书和进口核销单。
当合同付款方式为L/C时，通过信用证的承付实现付款申请及付汇操作。
-> 预警提示：
此外作为一个预警提示点，当申请付款金额大于客户预付款余额时，提交付款申请后系统发出预警信息。
14、来款管理
当针对某一合同用户有预付款或其他款项到来时，如果是支票或现金，业务员在系统中填写"收入确认单"，提交后财务审核，通过则转凭证，不通过退回经办人；如果是银行转帐，在财务系统的予录入系统中实现，财务人员输入相关信息，业务员进行来款确认，生成"收入确认单"。
15、进口报关
拿到提单后如客户自报关，配齐相应单据交客户，待收到报关单后在系统中记录报关信息即可。
如公司报关，报关人员确认提单后按合同运单号、进口日期、取单日期，进行配制单证，领取支票。
因报关将统一进行电子报关，故系统中只记录简单信息，以减轻操作人员工作量。报关放行送货后由经办人输入报关信息，主要包括：报关单号、日期、口岸、进口日期、备案号、提运单号、分运单号、运输方式等。报关后发生的报关费用通过财务提供的凭证预录入功能来实现。
16、进口核销
-> 业务员付汇申请核销单时,记录采用核销单或非贸易核销单，
-> 财务付汇时将核销单号录入系统；
-> 业务员进行核销交单，向核销专管人员交报关单、核销单；
-> 核销专管人员到外管局进行进口核销，并将核销结果记录在系统中；
-> 系统提供相应的核销查询。
17、进口合同结算
当进口合同需要结算时，业务员首先制作结算单，作为通知财务进行结算的依据，结算单中给出该客户各数据项如货款、各项费用的余额，业务员可以修改结算货款、手续费率、手续费、银行费率，结算起始日期为系统启用日，截止日期为当前日期。提交后财务进行审核，审核通过则结算生效。
预警提示：
结算总金额大于预付款时，系统发提示信息，允许提交；财务部做完结算发票通知经办人。
经办人收集合同资料归档，做继续到货付款准备或合同终结。
18、招标
招标流程中招标合同、采购合同的个数与招标原则：
-> 项目下有数个包，每个包下有多种品目。投标时必须以包来投，仅对应一家投标商。但中标合同可以签一个也可以签多个合同。
-> 项目下有多个品目，投标商按品目投标，每个品目对应签一个合同。
19、内销管理
-> 内销合同：当贸易类型为自营进口时，需制作内销合同，录入国内客户基本信息、商品、单价、金额等信息，合同审批通过则生效执行；
-> 出运单：针对内销合同，可制作出运单，录入出运货物明细。
20、银行授信额度管理需求
银行授信额度管理比较复杂，涉及面很多，银行授信额度可登录到系统中，在每一次开证时使用该额度，信用证承付后该额度被恢复，在贸易系统中主要实现相关信息查询功能，为公司领导审批时提供依据。系统中要提供以下查询：
-> 各银行额度余额：授信总额、已使用额度、余额
-> 业务员授信额度使用情况明细
-> 用户在某时间段签约及履约情况明细
-> 用户资信情况（基本资料）查询：注册资金、企业性质、行业划分等信息。
前二项查询可从信用证管理表中进行查询，第三项从合同档案中提取，第四项查询客户基本信息即可。
21、相关查询统计
-> 业务员要时时了解商务部的工作进度（关于其合同）；
-> 合同进程跟踪：各阶段时间、单据、制单人等等信息；
-> 外商、商品、客户、客户成交记录、合同收入成本利润；
-> 提供给业务员一个可操作方便的查询，包括多种查询条件、广泛的查询信息。
三、出口业务流程详细需求描述
1、建立新项目
-> 项目内容
项目情况：录入项目基本情况。
? 商品：录入该贸易项下商品内容。
? 客户：查询客户信息，系统自动带出。
? 供应商：同客户；
? 审批情况：审批纪录
-> 审批：系统提供审批流程定义，根据客户的需要,可针对各个审批控制点，进行不同条件的定义，定义审批类型、金额范围以及审批人员等。针对项目可以定义审批，也可以不定义审批流程。系统可任意定义审批类型、审批条件，不需要审批也可去掉。
-> 状态：项目?quot;准备、申请执行、执行、终结"等状态，新建项目保存后为"准备"状态，准备状态可以修改项目；项目提交审批为"申请执行"状态，此时不能对项目进行修改；审批通过为"执行"状态，此时项目内容已确定.项目完成可提出申请终结，审批通过则为"终结"状态，标志着此项目已完成（其它审批状态的改变与此相同）。
2、报价单
通常签订出口合同前应进行报价单业务处理。根据客户方的发盘情况,进行还盘的操作.包括报价单基本信息(如:报价单号,状态,报价日期,客户,币种,金额等)、报价商品。在做出口代理协议时,选择相应的报价单,报价单中的商品可直接带入代理协议中。
报价单可以作为审批点，可在审批流程中定义。
3、签订代理出口合同
据公司讨论的结果，目前我们是忽略出口代理合同的审批，这个流程是否可以隐含，在贸易建立后直接建立合同信息。如果必须经过这个流程，不定义审批控制，出口代理合同的状态与出口外贸合同一致。
业务员与即将签出口外贸合同的国内客户洽谈后，可在系统中制作代理出口合同，系统中提供代理出口合同的标准打印模板，业务员输入有关信息后提交保存或申请审批。
-> 内容
代理合同: 录入代理协议基本信息；必录数据项若为空将不能存盘。
商品：录入该协议对应商品情况。
客户: 查询客户信息，系统自动带出。
供应商:同客户。
审批情况：该协议审批历史纪录；
相关合同：该代理协议对应的对外报价单和出口合同
-> 状态：准备、申请、执行、终结。
-> 审批：针对代理合同可以定义审批，也可以不定义审批流程。
4、出口外贸合同、合同预算
出口外贸合同、合同预算：打印控制中出口合同的打印文件可以导出到WORD文档，导出文件不能是WORD文档的图表；打印外贸合同时要根据合同的不同条款生成不同的合同文本。
在与外商询报价等洽谈结果的基础上，进行合同预算编制。系统中出口合同附《合同预算表》，可对合同货款、各种费用等进行预算。
出口合同号依编码规则编号，出口合同号不允许重复。系统提供出口合同标准条款范本供调用，并提供出口外贸合同标准打印模板。业务员输入有关信息后提交保存或申请审批。
-> 内容
出口合同:合同基本情况。
商品：商品情况。
客户: 国外客户基本情况，对应属主个人客户库中客户资料；
预算:合同准备阶段，对合同盈亏情况的测算。
审批情况：该出口合同审批历史纪录；
相关合同：该出口合同对应的对外报价单和出口代理合同，可在此处建立关联。
-> 状态：准备、申请、执行、终结。
-> 审批：预算、代理出口协议、购货合同、出口外贸合同的信息采集没有先后顺序，可将所有信息在同一窗口记录，审批定义在出口外贸合同处一起审批。
-> 审批权限
业务员小于3万美元
项目经理小于5万美元
部门副总经理小于7万美元
部门总经理小于10万美元
主管出口副总裁大于等于10万美元
-> 审批控制
由"准备"状态改变为"执行"状态：出口合同成交金额在各自权限范围内，出口代理费大于等于1%或最低收费大于等于RMB600时系统自动审核通过并改变合同记录状态为"执行"。
由"准备"状态改变为"申请"状态：当上述条件其中一个不满足时系统根据审批授权自动转到相应的审批人，并改变状态?quot;申请"。
由"申请"状态改变为"执行" 或"准备"状态：这是由审批人通过"审批"确认来完成，如果审批通过则合同状态改变为"执行"；如果审批未通过则合同状态改变为"准备"。
系统自动发出提示信息转领导审批。审批人应能方便查询到国外客户、国内客户的相关资料、信用等级及授信额度的使用情况；方便看到合同预算表、代理出口协议、购货合同、出口外贸合同条款。
-> 打印控制：当合同状态为"准备"或"申请"时不能打印出口外贸合同。
-> 预警提示：合同提交后需业务主管领导审批、审批通过、审批未通过系统都要发相应提示信息。
4、外运单管理
出口合同执行过程中往往会分批发货，系统设置一套外运单对应一次发货。如果多次发货需对应做多个外运单。
当外贸出口合同处于执行状态时，业务员可做外运单，系统中的外运单客户可理解为出口发票。在外运单界面业务员录入相应信息，信息内容可根据客户的情况任意定义，在此界面可进行许可证申请、核销单申请。
n 预警提示：发票金额大于合同金额时系统给业务员发预警信息；一个合同多次发货，当第一批款未到，第二批发货时系统给业务员发预警信息；其他特殊情况需要人工干预处理。
-> 内容
出口外运单：录入外销单证中的数据。
外运货物：录入对应出口分批货物。
其他合同：分批出运的货物可能从属于多个出口合同，在相关合同中挑选出对应的出口合同。
审批情况：该外运单的历史审批记录。
核销单申请：系统对核销单的领取作了严格管理。这里业务员填写领取核销单的申请单（含总价、收汇方式等），如核销率、交单率符合公司制定的标准则系统给出核销单号，此时，核销单申请（状态为"执行"），否则，转上级领导审批，待审批同意后系统自动给出核销单号。业务员根据系统给出的核销单号到财务领取核销单。一个外运单只对应一张发票，核销单只有一张。
-> 状态：备货、出运、运后、终结。
-> 审批：可根据客户的情况任意进行审批定义。
5、备货验货管理
在货物出运之前，外运单处于备货状态，系统可围绕外运单对货物的备货情况进行管理，根据外运单的外运货物情况进行备货验货管理。当外运货物备齐时，可点击备齐复选框，表示外运货物已备齐，然后进行验货处理，当验货无误时，可进行出运操作。
-> 内容：商品码、商品名、数量、数量单位、币种、单价、金额、验货日期、验货地点、商检单位、报检日期等。
6、信用证管理
-> 当合同执行后，业务员就可做催信用证操作。当财务部有信用证到时，财务人员做信用证的到证登记，业务员在最新到证中确认自己的信用证。
-> 催证审证：执行催证审证模块，在弹出的对话框中选择要业务部门和业务人员后，系统将列出该人员所有的外运单，注意，如外运单过多，不易挑选，可在对话框中选择不同时间段，系统将根据选择时间挑选对应的外运单。在外运单号旁的单选框中点鼠标，系统置上"√"标志后，确定按钮变亮，确定后即可进入催证审证界面。操作人可围绕未到证的外运单制作催证函。
-> 如已登记认领信用证，可进行审证操作。相关外运单中可录入信用证对应外运单，即一个信用证可对应多个外运单，但注意外运单中发票金额不能大于信用证开证金额。
-> 议付：业务员进行议付制单，记录议付信息，如有否不符等。
7、制单管理
出口单证从系统定义角度可分为常用单证和用户定义单证两类，从制单人员角度可分为业务制单（包括：保险单、产地证等）、议付制单和出运制单（包括：报关单、海运委托书、空运委托书等）三类，即对常用单证和用户定义单证，系统可定义不同的三类制单人员。系统可根据不同公司的不同情况在系统里做相应的单据，灵活处理。
8、来款管理
当针对某一发票用户有汇票或支票到来时，业务员在系统中填写"收入确认单"， 提交后财务审核，同时，将票据交到财务，通过则转凭证，不通过退回业务员。当款项通过银行划帐时，通过财务系统的予录入系统实现，财务人员输入相关信息，业务员确认并生成"收入确认单"。
9、付款管理
付款申请是以外运单（即：发票）对外付款。外运单付款申请包括（一般国内付人民币，包括国内运费、国内保费、国内其他费用等）和付汇（出口费用、出口保费、出口佣金等）。在予录入系统中业务员网上填写报销申请，财务审核后自动转帐。如是本公司报关与进口报关费用的处理一致。
付款申请包括出口合同付款申请和外运单付款申请，其中前者围绕合同付款，后者围绕外运单对外付款。
出口合同付款申请、外运单付款申请包括付款（一般指国内付人民币，包括国内运费、国内保费、国内其他费用等）和付汇（出口运费、出口保费、出口佣金等）。业务员录入相关信息（包括：登记日期、收付性质、客户名、金额等），然后提出申请相应人员审批。
审批通过后，财务人员可对外付款或付汇。
10、出口报关
因报关将统一进行电子报关，故系统中只记录简单信息，以减轻操作人员工作量。报关放行送货后由经办人输入报关信息，主要包括：报关单号、发票号、日期、口岸、出口日期、运输方式、原币、原币金额、征免性质等。
报关模块由系统维护中业务关系定义中指定的报关部门人员操作，但业务人员可查询相应信息。执行报关模块，在弹出的对话框中选择业务部门和业务人员后，系统将列出该人员所有的外运单，针对外运单进行报关信息登录。
11、水单管理
财务人员从银行取回水单后，进行水单情况的登记，包括：水单号、登记日期、合同号、发票号、结汇日期、相应费用等。财务人员以公告的形式告诉相应的业务人员，业务人员进行确认。
新到水单：同出口信用证类似，银行水单交到公司后，由财务人员输入水单基础信息，业务员通过计算机查询公司所有未认定的水单。
结汇查询：结汇查询围绕出口合同-外运单号，查询外运单所对应的所有水单，以及水单详细情况。该界面为非录入界面，移动合同-外运单记录，其它界面随之定位到该外运单的数据记录。
水单的查询功能：可查询所有已被确认的水单情况。
12、出口核销
-> 核销单领取：财务人员从外管局领回核销单，登录到系统中，记录起止编号、截止日期等信息；
-> 核销单的发放：记录领用业务员、合同号、发票号、预收汇日期等；
-> 存根交单：业务员配齐核销单、出口发票、报关单（白联）后，财务人员在系统中做第一次交单记录。
-> 存根上报：财务人员根据系统中记录核销单存根上交外管局的信息；
-> 核销匹配：财务人员对核销单、水单进行匹配，允许多对多匹配；匹配程序应为：核销员对已交单未核销的核销单进行选择，系统自动匹配，将相关信息代出。或核销员录入核销单号，系统自动匹配将相关带出。
-> 交外管局：核销专管人员将单据交外管局，并在系统中做记录；
-> 核销返回：财务人员将核销结果登录到系统中（做第二次交单记录），对于未通过的核销单，由财务人员做撤消匹配动作，将状态改变为"准备"，进行重新匹配。
-> 未核销的信息查询：需有此功能模块。
13、出口许可证管理
-> 许可证领回：许可证管理人员将领回的许可证在系统中登记，记录许可证号、数量、截止日期等信息；
-> 许可证申请：业务员需申领许可证时，可提请领取。
-> 许可证发放、退还、注销：许可证管理人员可根据业务员申请发放许可证，同时还可记录许可证的退还及注销信息。
14、出口结算
当出口发票需要结算时，业务员首先制作结算单，作为通知财务进行结算的依据，结算单中给出该客户各数据项如货款、各项费用的余额，业务员可以修改结算货款、手续费率、手续费、银行费率，结算起始日期为系统启用日，截止日期为当前日期。提交后财务进行审核，审核通过则结算生效.
预警提示：结算总金额大于预付款时，系统发提示信息，允许提交；财务部做完结算发票通知经办人。
经办人收集合同资料归档，做继续到货付款准备或合同终结。
15、内购管理
内购合同：贸易类型为自营出口时，需制作内购合同，内购合同中记录国内供应商信息、商品信息等，内购合同可以与相关的自营出口合同建立关联。同时内购合同也可以定义审批点进行审批控制。
内购财务到货：内购合同的财务到货及对方单据已到并且财务可以入帐，系统中记录到货基本信息
内购实际到货：实际到货即货物到达，在系统中记录实际到货情况。
16、退税管理
对于自营出口业务，可进行退税管理，由业务员在系统中进行退税匹配，将一个核销匹配号与内购增值税发票进行匹配，确认后财务退税人员进行退税交单，并到税务局输退税。退税完成后在系统中记录退税结果，并录入实际退税额。
实施的效果
通过对该技术的实施应用，有步骤地调整业务流，使得业务流逐步趋于合理，提高企业的整体竞争力，同时也减少了重复劳动。
通过这段时间的不懈努力，我们已经把市场需求---进出口业务 --- 成本管理连成一体形成了一个高效运行的系统。并成功地解决了企业在信息化过程中必须解决的几个重要的基础问题即：
----完成了基础资源数据的数字化、信息化，建立了基础数据库。
----突破了部门之间、人际之间的壁垒，实现了以业务流程信息化为导向的企业一体化集成管理。
----对企业外部资源的利用进行了科学的整合。
激烈的市场竞争下企业在瞬息万变的商海中搏击，将不断面临失败的危险，因此以第一速度获取信息、及时把握商机已成为与企业命运息息相关的制胜法宝。而互联网的兴起将给企业带来新的、巨大的商机，因此利用可靠、高效、迅捷的互联网获取信息、开展电子商务是企业明智的选择，也是信息化时代发展的必然趋势。准时拉动管理的成功运作，给企业电子商务的实施打下了良好的基础。
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关于南北
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